戦略的なシステム|コンタクトレンズの在庫管理で正確な数字を把握する

コンタクトレンズの在庫管理で正確な数字を把握する

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経費申請と承認の省力化

経費精算システムを導入する場合に効率的な運用を行なうためには、入力方法の多様化と柔軟な承認プロセスの構築が重要になります。 経費の中でも、出張や外出の多い職種の場合、日々の入力がオフィスのパソコンだけでなく、携帯電話やスマートフォーンからの入力が可能になると、どこにいても入力ができるので、長期の出張中でも使用した経費を忘れたり、溜め込む心配が減ります。 また、戦略的に組織変更が多い階層が多い場合、経費の承認や支払いが滞ることがあります。経費精算の承認プロセスが柔軟に変更可能であれば、省力化につながります。 一般的には、従業員が経費を申請したり承認された場合には、従業員や上長にメールが送信されます。これは便利な機能でありますが、少なくとも、従業員の経費毎のステータスが把握できる画面が提供されて、従業員本人と上司が閲覧できれば十分とも言えます。

経費使用履歴の把握

最終的に承認された支払情報は、既に稼働している給与計算システム等を経由して、銀行振込などの手段で従業員に支払われます。 しかし、経費情報は、経費精算システムの中で完結するものではなく、いくつかの社内システムに連携され、今後の業務に活用されます。 その1つ目は、経費の発生および精算情報が仕訳という形で会計システムに連携され、これによって、組織別に経費情報を把握できます。 2つ目は、プロジェクト管理システムへ連携されることで、プロジェクトに経費の発生事由毎に集計され、どのような経費が発生したかが分析できます。 つまり、組織毎あるいはプロジェクト毎に、無駄な経費の消費がないかを検査することが可能になり、経費精算システムが戦略的に活用することができます。